E-Mail-Probleme systematisch beheben

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E-Mail-Probleme lassen sich schneller lösen, wenn zuerst zwischen Postfach, Mailprogramm, Gerät, DNS und Zustellung unterschieden wird. Ändern Sie nicht mehrere Einstellungen gleichzeitig und löschen Sie kein Konto, bevor lokale Daten gesichert sind.

Schnellprüfung in fünf Schritten

  1. Prüfen Sie die Internetverbindung mit einer anderen Website.
  2. Melden Sie sich in der passenden Webmail-Oberfläche an.
  3. Senden Sie aus Webmail eine Testnachricht an eine zweite eigene Adresse.
  4. Antworten Sie von der zweiten Adresse an das betroffene Postfach.
  5. Notieren Sie Uhrzeit, Absender, Empfänger und vollständige Fehlermeldung.
Ergebnis Wahrscheinlicher Bereich
Webmail-Anmeldung scheitert Passwort, Postfachstatus, Sperre oder serverseitige Störung
Webmail funktioniert, Mailprogramm nicht Servername, Port, Verschlüsselung, gespeichertes Passwort oder Client
Versand an manche Empfänger funktioniert Adresse, Empfängersystem, Spam-/Reputationsprüfung oder Nachrichtengröße
Weder Senden noch Empfangen funktioniert Verbindung, Konto, Passwort, Quota oder größere Störung

Anmeldung und Passwort

  • Der Benutzername ist immer die vollständige E-Mail-Adresse.
  • Das Postfachpasswort ist nicht automatisch das Passwort für Plesk, LiveConfig oder das Kundenkonto.
  • Testen Sie das Passwort in Webmail.
  • Nach einer Passwortänderung muss es auf allen Computern, Smartphones und Tablets aktualisiert werden.
  • Viele Geräte mit altem Passwort können Fehlanmeldungen erzeugen und vorübergehende Schutzsperren auslösen. Warten Sie nach mehreren Fehlversuchen und versuchen Sie nicht ununterbrochen weiter.
  • Geben Sie dem Support niemals Ihr Passwort. Ein Supportmitarbeiter benötigt für die Diagnose keine Kenntnis des Passworts.

Empfangen funktioniert nicht

  1. Prüfen Sie, ob Nachrichten in Webmail sichtbar sind.
  2. Prüfen Sie die Postfachbelegung, den Papierkorb und den Spamordner.
  3. Kontrollieren Sie Weiterleitungen, Filter und automatische Regeln.
  4. Prüfen Sie im Mailprogramm IMAP-Server, Port 993, SSL/TLS und vollständigen Benutzernamen.
  5. Kontrollieren Sie, ob der erwartete Ordner abonniert ist.
  6. Senden Sie von einer externen Adresse eine einfache Nachricht ohne Anhang.

Wenn nur einzelne Absender betroffen sind, benötigen Sie den Rückläufer des Absenders. Ohne dessen genaue SMTP-Fehlermeldung lässt sich die Ursache oft nicht bestimmen.

Senden funktioniert nicht

  1. Prüfen Sie, ob der Postausgang Nachrichten enthält.
  2. Entfernen Sie testweise einen großen Anhang und senden Sie eine kurze Nachricht.
  3. Prüfen Sie SMTP-Server, Port und Verschlüsselung.
  4. Aktivieren Sie die SMTP-Authentifizierung.
  5. Verwenden Sie dieselbe vollständige E-Mail-Adresse und dasselbe Postfachpasswort wie für IMAP.
  6. Prüfen Sie, ob die Absenderadresse zum Konto gehört oder als erlaubter Alias eingerichtet ist.

Empfohlene Kombination: Port 587 mit STARTTLS. Alternative: Port 465 mit SSL/TLS. Verwenden Sie für normale Mailprogramme nicht Port 25.

Nachrichten kommen verspätet an

  • Prüfen Sie die Zeitstempel in den vollständigen Nachrichtenkopfzeilen. Die Anzeigezeit im Mailprogramm allein genügt nicht.
  • Mobilgeräte können durch Energiesparmodus oder Abrufintervalle verzögert synchronisieren.
  • Ein temporärer SMTP-Fehler der Klasse 4xx führt normalerweise zu späteren Zustellversuchen.
  • Greylisting, überlastete Gegenstellen oder DNS-Probleme können die Zustellung verzögern.

Senden Sie eine Nachricht nicht mehrfach, solange der Status unklar ist; sonst entstehen beim späteren Zustellversuch Duplikate.

Nachricht landet im Spam

  1. Prüfen Sie, ob nur ein Empfänger oder viele verschiedene Anbieter betroffen sind.
  2. Kontrollieren Sie SPF, DKIM und DMARC der Absenderdomain.
  3. Vermeiden Sie gefälschte Absender, irreführende Betreffzeilen, reine Bildnachrichten und unnötig viele Links.
  4. Prüfen Sie Domain und Server auf bekannte Blocklist-Einträge.
  5. Bitten Sie den Empfänger, die Nachricht als erwünscht zu markieren. Eine pauschale Whitelist ist nur bei vertrauenswürdigen Absendern sinnvoll.

Zertifikatswarnung

Brechen Sie die Verbindung ab. Für Mailprogramme lautet der Station55-Server lc.servcp.de oder plesk.servcp.de. Die Adressen mit mail. sind Webmail-Websites und nicht die empfohlenen IMAP-/SMTP-Servernamen. Stellen Sie Datum und Uhrzeit des Geräts richtig ein und installieren Sie Systemupdates. Fügen Sie keine Zertifikatsausnahme hinzu.

Ordner, gelöschte oder doppelte Nachrichten

Ordner fehlt
Prüfen Sie ihn in Webmail und abonnieren Sie ihn im IMAP-Client. Suchen Sie nach ähnlich benannten Ordnern wie „Sent“, „Gesendet“ oder „Sent Items“.
Nachricht wurde auf allen Geräten gelöscht
Das ist bei IMAP normal: Löschungen werden synchronisiert. Prüfen Sie Papierkorb und vorhandene Backups.
Doppelte Nachrichten
Prüfen Sie doppelt eingerichtete Konten, Weiterleitung plus direkten Abruf, mehrfache Filter und wiederholt gesendete Nachrichten.
Gesendete Nachricht fehlt
Prüfen Sie Webmail, den zugeordneten Ordner Gesendet und ob das Programm nur eine lokale Kopie speichert.

Anhänge und Nachrichtengröße

Mailserver begrenzen die maximale Nachrichtengröße. Durch die E-Mail-Kodierung wird ein Anhang bei der Übertragung ungefähr ein Drittel größer. Teilen Sie große Dateien besser über einen geschützten Downloadlink. Versenden Sie keine vertraulichen Dateien unverschlüsselt und verwenden Sie für das Passwort einen getrennten Kommunikationsweg.

Verdacht auf Missbrauch

  1. Ändern Sie sofort das Postfachpasswort über ein vertrauenswürdiges Gerät.
  2. Aktualisieren Sie das Passwort auf allen eigenen Geräten.
  3. Prüfen Sie Weiterleitungen, Filter, Identitäten und unbekannte gesendete Nachrichten.
  4. Sichern Sie Beweise wie Zeitpunkte, Kopfzeilen und Fehlermeldungen, ohne Zugangsdaten weiterzugeben.
  5. Informieren Sie den Support und betroffene Kontakte über einen sicheren zweiten Kanal.
  6. Prüfen Sie Geräte auf Schadsoftware und ändern Sie wiederverwendete Passwörter anderer Dienste.

Sinnvolle Angaben an den Support

  • betroffene E-Mail-Adresse; Passwort niemals mitsenden
  • Plesk oder LiveConfig
  • Gerät, Betriebssystem, Mailprogramm und Version
  • ob Webmail-Anmeldung, Versand und Empfang funktionieren
  • genaue Uhrzeit mit Zeitzone
  • Absender und Empfänger einer Testnachricht
  • vollständiger Wortlaut eines Rückläufers oder Fehlercodes
  • Screenshot ohne Passwort, Sitzungstoken oder vertraulichen Nachrichteninhalt

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