Roundcube Webmail - vollständiger Kundenleitfaden

Roundcube ist ein E-Mail-Programm im Browser. Sie können damit Nachrichten lesen, schreiben und organisieren, Kontakte verwalten sowie persönliche Einstellungen vornehmen. Bei Station55 wird Roundcube für Plesk-Postfächer unter https://mail.plesk.servcp.de/ bereitgestellt.

Diese Anleitung beschreibt Roundcube 1.7 mit dem Skin Elastic. Einzelne Funktionen wie Filter oder Passwortänderung sind nur sichtbar, wenn das zugehörige Server-Plugin aktiviert ist.

Anmelden und sicher abmelden

1. Öffnen Sie https://mail.plesk.servcp.de/.
2. Geben Sie als Benutzername die vollständige E-Mail-Adresse ein.
3. Geben Sie das Postfachpasswort ein und klicken Sie auf Anmelden.
4. Verwenden Sie am Ende immer Abmelden. Schließen Sie auf fremden Geräten zusätzlich das Browserfenster.

Eine unerwartete Zertifikatswarnung darf nicht bestätigt werden. Prüfen Sie die Adresse und brechen Sie die Anmeldung ab.

Oberfläche verstehen

Die Hauptbereiche sind:

• E-Mail: Ordner, Nachrichtenliste, Vorschau und Funktionen zum Schreiben oder Beantworten.
• Kontakte: persönliche Adressbücher, Gruppen sowie Import und Export.
• Einstellungen: Darstellung, Ordner, Identitäten, Signaturen und – falls freigeschaltet – Filter.

Auf kleinen Bildschirmen blendet das Menü Teile der Oberfläche ein und aus. Die Symbole und Bezeichnungen bleiben inhaltlich gleich.

Nachricht lesen und beantworten

1. Öffnen Sie links einen Ordner, zum Beispiel Posteingang.
2. Klicken Sie auf die gewünschte Nachricht.
3. Verwenden Sie Antworten für den Absender oder Allen antworten nur, wenn wirklich alle Empfänger Ihre Antwort erhalten sollen.
4. Mit Weiterleiten senden Sie die Nachricht an neue Empfänger. Prüfen Sie vorher, ob vertrauliche Inhalte oder frühere Nachrichten im Verlauf enthalten sind.

Öffnen Sie unbekannte Anhänge nicht unüberlegt. Externe Bilder können dem Absender verraten, dass die Nachricht geöffnet wurde; laden Sie sie nur bei vertrauenswürdigen Nachrichten nach.

Neue Nachricht schreiben

1. Klicken Sie auf Schreiben.
2. Tragen Sie einen oder mehrere Empfänger in An ein. Cc ist sichtbar für alle Empfänger; Bcc blendet die dort eingetragenen Empfänger aus.
3. Schreiben Sie einen aussagekräftigen Betreff.
4. Verfassen Sie den Text. Verwenden Sie für einfache Geschäftspost möglichst eine zurückhaltende Formatierung.
5. Fügen Sie Dateien über Datei anfügen oder den vorgesehenen Ablagebereich hinzu.
6. Prüfen Sie Absenderidentität, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhänge.
7. Klicken Sie auf Senden.

Roundcube speichert begonnene Nachrichten normalerweise als Entwurf. Prüfen Sie nach einem Verbindungsabbruch den Ordner Entwürfe, bevor Sie die Nachricht erneut schreiben.

Nachrichten organisieren

• Ziehen Sie Nachrichten in einen Ordner oder verwenden Sie die Funktion Verschieben.
• Nutzen Sie Als gelesen/ungelesen markieren und Kennzeichnungen für die persönliche Übersicht.
• Archivieren verschiebt eine Nachricht in den festgelegten Archivordner; es ist keine unabhängige Sicherung.
• Löschen verschiebt Nachrichten normalerweise zunächst in den Papierkorb. Leeren Sie ihn erst, wenn nichts mehr benötigt wird.
• Die Suche kann nach Absender, Empfänger, Betreff oder Nachrichtentext filtern. Eine Suche in vielen großen Ordnern kann länger dauern.

Ordner anlegen und abonnieren

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Öffnen Sie den Bereich Ordner.
3. Legen Sie einen Ordner mit einem eindeutigen Namen an oder wählen Sie einen vorhandenen Ordner.
4. Aktivieren Sie das Abonnement, damit der Ordner in der E-Mail-Ansicht angezeigt wird.
5. Speichern Sie die Änderung.

Löschen Sie einen Ordner erst nach Prüfung seines Inhalts. Unterordner und alle darin enthaltenen Nachrichten können ebenfalls betroffen sein.

Kontakte verwalten

1. Öffnen Sie Kontakte.
2. Wählen Sie das persönliche Adressbuch.
3. Legen Sie über Erstellen einen Kontakt mit Name und E-Mail-Adresse an.
4. Verwenden Sie Kontaktgruppen für regelmäßig angeschriebene Empfängerkreise.

Für den Datenaustausch unterstützt Roundcube üblicherweise vCard-Dateien. Exportieren Sie wichtige Kontakte regelmäßig. Prüfen Sie nach einem Import Stichproben auf Umlaute, doppelte Einträge und die richtige Zuordnung der Felder.

Absenderidentität und Signatur

1. Öffnen Sie Einstellungen > Identitäten.
2. Wählen Sie die vorhandene Identität.
3. Prüfen Sie Anzeigename, E-Mail-Adresse und optionale Antwortadresse.
4. Erstellen Sie eine sachliche Signatur. Fügen Sie nur erforderliche Kontaktdaten und rechtlich notwendige Angaben ein.
5. Speichern Sie die Änderung und senden Sie eine Testnachricht.

Ob zusätzliche Identitäten oder eine abweichende Absenderadresse erlaubt sind, bestimmt die Serverkonfiguration. Eine eingetragene Identität verleiht nicht automatisch die Berechtigung, unter einer fremden Adresse zu senden.

Einstellungen sinnvoll setzen

Unter Einstellungen > Benutzereinstellungen können je nach Installation unter anderem Sprache, Zeitzone, Datumsformat, Nachrichtenansicht, Verfassen und Adressbuch angepasst werden.

• Stellen Sie die richtige Zeitzone ein, damit Sendezeiten korrekt angezeigt werden.
• Lassen Sie externe Inhalte standardmäßig blockiert, wenn die Option vorhanden ist.
• Prüfen Sie vor dem Aktivieren automatischer Empfangsbestätigungen, ob Sie diese Information wirklich preisgeben möchten.
• Ändern Sie den Umgang mit gelöschten Nachrichten nur, wenn Sie die Auswirkung auf alle IMAP-Geräte verstehen.

Filter, Weiterleitung und Abwesenheit

Der Bereich Filter erscheint nur, wenn die serverseitige Filterfunktion aktiviert ist.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Filter.
2. Erstellen Sie einen Filter mit möglichst eindeutigen Bedingungen, zum Beispiel einem bestimmten Empfänger oder Betreffteil.
3. Wählen Sie eine Aktion wie In Ordner verschieben.
4. Speichern und testen Sie den Filter mit einer unkritischen Nachricht.

Serverseitige Filter arbeiten auch, wenn Roundcube geschlossen ist. Vermeiden Sie ungenaue Löschregeln. Weiterleitungen und automatische Antworten richten Plesk-Kunden vorzugsweise direkt in Plesk ein, weil dort der tatsächliche Status des Postfachs sichtbar ist.

Nachrichten und Ordner exportieren

• Eine einzelne Nachricht kann über das Nachrichtenmenü als .eml-Datei heruntergeladen werden.
• Mehrere ausgewählte Nachrichten werden je nach Installation gesammelt als ZIP-Datei bereitgestellt.
• Ein ganzer Ordner kann über die Ordneraktionen heruntergeladen werden, sofern diese Funktion freigeschaltet ist.

Ein Export ist erst dann ein Backup, wenn die Datei außerhalb des Geräts sicher aufbewahrt und stichprobenartig geöffnet wurde.

Häufige Probleme

Anmeldung fehlgeschlagen

Prüfen Sie vollständige E-Mail-Adresse und Postfachpasswort. Setzen Sie das Passwort bei Bedarf in Plesk zurück.

Ordner fehlt

Öffnen Sie Einstellungen > Ordner und aktivieren Sie das Abonnement. Prüfen Sie auch, ob ein Mailprogramm den Ordner umbenannt hat.

Gesendete Nachrichten fehlen

Prüfen Sie den Ordner Gesendet und die Zuordnung der Spezialordner. Senden Sie nicht mehrfach, bevor Sie den Ordner und den Postausgang geprüft haben.

Nachricht ist angeblich gesendet, kommt aber nicht an

Prüfen Sie auf einen später eingetroffenen Rückläufer, die Empfängeradresse und den Spamordner des Empfängers. Eine Anzeige in Gesendet beweist nur die Übergabe an den eigenen Mailserver.

Sitzung wurde beendet

Aus Sicherheitsgründen läuft eine inaktive Webmail-Sitzung ab. Melden Sie sich erneut an. Kopieren Sie einen längeren noch nicht gespeicherten Text vorher, sofern er noch sichtbar ist.

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