Auftragsverarbeitung und externe Dienste bei Websites

Websitebetreiber nutzen häufig Hoster, Newsletteranbieter, Analysewerkzeuge, Zahlungsdienste, Supportsysteme und weitere Auftragsverarbeiter. Die rechtliche Einordnung muss fachkundig erfolgen; technisch sollten Datenflüsse und Zugriffe vollständig dokumentiert sein.

Dienstleister inventarisieren

1. Erfassen Sie Anbieter, Dienst, Zweck und verantwortliche Kontaktperson.
2. Notieren Sie verarbeitete Datenarten und betroffene Personengruppen.
3. Prüfen Sie Speicherort, Unterauftragnehmer und Löschmöglichkeiten.
4. Dokumentieren Sie Zugänge, Rollen und technische Schutzmaßnahmen.
5. Entfernen Sie nicht mehr verwendete Konten und Integrationen.

Vertragliche Unterlagen

Prüfen Sie, ob eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist und wo sie abgeschlossen beziehungsweise abgerufen wird. Bewahren Sie die gültige Fassung und Änderungen nachvollziehbar auf.

Technische Mindestmaßnahmen

• individuelle Konten statt gemeinsamem Passwort
• Mehrfaktor-Authentifizierung, wenn verfügbar
• minimale Rechte
• verschlüsselte Übertragung
• protokollierte administrative Zugriffe
• geregelte Löschung und Rückgabe von Daten
• getestete Backups und Notfallkontakte

Dienstleisterwechsel

1. Exportieren Sie erforderliche Daten in einem dokumentierten Format.
2. Richten Sie den neuen Dienst mit minimalen Daten ein.
3. Testen Sie den Übergang.
4. Widerrufen Sie alte Zugänge und API-Schlüssel.
5. Veranlassen und dokumentieren Sie die Löschung beim bisherigen Anbieter.

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